• Décider des dates courant Septembre de l'année précédente
  • Faire attention aux congés scolaires
  • Faire attention aux évènements nationaux (élections …)
  • Généralement il ne reste qu'1 seul week-end de dispo fin mars pour caler l'évènement

• Annoncer rapidement les dates via la page LinkedIn
  • Cela permet aux autres conférences de ne pas se mettre sur les mêmes dates (Niort, Caen …)

• Communiquer sur l'ouverture de la recherche d'une ville hôte
  • Bien préciser les caractéristiques du lieu (Cf. wiki)

A compléter

A ce stade, la ville d'accueil a été choisie. Quelques opérations sont à considérer :

1. Gestion de la salle
   (@Julie : que dirais-tu de nous faire un REX de ton expérience avec @Alex ?)
   1. Faire un budget prévisionnel à l'équilibre
   2. Demander l'accord officiel du financement par le CARA Grenoble en contactant le Président
   3. Demander au lieu d'accueil des factures au nom du CARA Grenoble
   4. Contacter la trésorière pour le versement des arrhes et le paiement des échéances
2. Création d'un logo
   1. Faire une demande à @Ramuncho (ou à quelqu'un d'autre : Rémi Saraillon en avait fait 1 en 2022) en lui indiquant un thème associé à la ville … si besoin 😉
   2. Commander 200 stickers sur imprimer-moins-cher.com (environ 120 euros)
      Et pourquoi pas des sous-bock comme en 2017 (environ 120 euros) (contiprint.com → primus-print.fr .. si cela existe toujours)
3. Création de l'événement sur YURPLAN
   1. Décider de la date de mise en vente
   2. Créer l'évènement et les places sur le Yurplan du CARA Grenoble (plutôt à faire par quelqu'un de Grenoble car il faut les accès au Yurplan du CARA Grenoble)